Informacja o zmianie adresu e-mail: wzory dla kontaktów i autoodpowiedzi
Nowy adres jest gotowy, e-maile są już w nowej skrzynce. Teraz wszyscy muszą się tylko o tym dowiedzieć. Brzmi jak drobiazg, ale właśnie tu później giną e-maile: u cioci, która ma w książce adresowej wciąż stary adres, albo u fachowca, który wysyła rachunek na stary adres. Trzema małymi krokami dotrzesz do prawie wszystkich.
W skrócie: Wyślij krótki e-mail z nowego adresu do wszystkich kontaktów, z odbiorcami w polu UDW (ukryta kopia). W starej skrzynce ustaw automatyczną odpowiedź z nowym adresem. I wpisz nowy adres wszędzie tam, gdzie masz konta. Wzory do skopiowania znajdziesz poniżej.
Kogo warto powiadomić
- Rodzina i przyjaciele: wszyscy, z którymi regularnie piszesz.
- Praca, klienci, partnerzy biznesowi: także doradca podatkowy, zarządca nieruchomości i właściciel mieszkania.
- Stowarzyszenia, szkoła, przedszkole: tam często jesteś na listach mailingowych.
- Lekarze, fachowcy, usługodawcy: wszyscy, którzy wysyłają Ci terminy wizyt lub rachunki.
- Konta internetowe: Banku, ubezpieczycieli, sklepów i urzędów nie informujesz e-mailem do wszystkich. Tam zmieniasz adres samodzielnie na swoim koncie. Listę znajdziesz w poradniku Gdzie zmienić adres e-mail.
Wzór dla rodziny i przyjaciół
Wystarczy krótko i serdecznie. Po prostu dopasuj tekst do siebie.
Temat: Mój nowy adres e-mail
Cześć wszystkim,
mam nowy adres e-mail: imie.nazwisko@przyklad.pl. Zapiszcie go, proszę, w swoich kontaktach i od teraz piszcie do mnie tylko na niego. Na stary adres będę jeszcze przez jakiś czas zaglądać, ale w końcu zostanie wyłączony.
Pozdrawiam serdecznie
Imię
Wzór dla kontaktów służbowych
Temat: Nowy adres e-mail od dziś
Dzień dobry,
uprzejmie informuję, że zmienił się mój adres e-mail. Od dziś proszę kierować wiadomości na adres imie.nazwisko@przyklad.pl. Proszę o aktualizację danych kontaktowych, również na potrzeby faktur i umów. Wiadomości wysłane na mój dotychczasowy adres będą przekazywane do [data].
Z poważaniem
Imię Nazwisko
Tekst automatycznej odpowiedzi w starej skrzynce
Automatyczna odpowiedź, nazywana też autoodpowiedzią lub wiadomością o nieobecności, dotrze do wszystkich, o których łatwo zapomnieć. Znajdziesz ją w ustawieniach starej skrzynki, zwykle w sekcji „Nieobecność” lub „Automatyczna odpowiedź”.
Dziękuję za wiadomość. Mój adres e-mail się zmienił: od teraz proszę pisać do mnie na adres imie.nazwisko@przyklad.pl. Wiadomość dotarła i zostanie przekazana dalej, jednak dotychczasowy adres wkrótce zostanie wyłączony.
Zostaw automatyczną odpowiedź włączoną, dopóki nie zamkniesz starej skrzynki. W połączeniu z przekazywaniem nowe e-maile i tak trafią do Ciebie.
Jak dobrze wysłać e-mail do wszystkich
- Wysyłaj z nowego adresu: Wtedy wszyscy od razu odpowiedzą we właściwe miejsce i jednym kliknięciem zapiszą Twój adres.
- Odbiorcy w polu UDW: Dzięki temu nikt nie widzi adresów innych osób. Przy kontaktach służbowych to ważne także ze względu na ochronę danych.
- Wysyłaj w małych grupach: Wielu dostawców ogranicza liczbę odbiorców jednego e-maila. Lepiej wyślij kilka e-maili, w każdym od 30 do 50 odbiorców.
- Nowy adres w podpisie: Dzięki temu będzie widoczny pod każdym e-mailem, który napiszesz w najbliższych tygodniach.
Najczęstsze pytania
Wysłać wiadomość ze starego czy z nowego adresu?
Z nowego. Odpowiedzi trafią wtedy od razu we właściwe miejsce, a Twoje kontakty będą mieć nowy adres od razu w skrzynce. Wystarczy w treści jedno zdanie o starym adresie, aby nikt nie wziął e-maila za spam.
Jak długo powinna działać automatyczna odpowiedź?
Co najmniej do czasu, gdy na stary adres nie przychodzi już prawie nic. Zwykle trwa to od kilku tygodni do kilku miesięcy. Potem możesz zamknąć starą skrzynkę.
Jak sprawdzić, kto nadal pisze na stary adres?
W pierwszych tygodniach regularnie zaglądaj do starej skrzynki albo do folderu, do którego trafiają przekazane e-maile. Prościej będzie z listą kontrolną adresu od Mailovo: po przeniesieniu skrzynki przygotowujemy listę wszystkich nadawców, od których w ostatnich miesiącach przychodziły do Ciebie e-maile, do odhaczenia.