Neue E-Mail-Adresse mitteilen: Mustertexte zum Kopieren

Die neue Adresse ist eingerichtet, die Mails sind umgezogen. Jetzt müssen nur noch alle davon erfahren. Das klingt nach wenig, doch genau hier gehen später Mails verloren: bei der Tante, die noch die alte Adresse im Adressbuch hat, oder beim Handwerker, der die Rechnung an die alte Adresse schickt. Mit drei kleinen Schritten erreichen Sie fast alle.

Kurz gesagt: Schicken Sie eine kurze Mail von der neuen Adresse an alle Kontakte, mit den Empfängern im BCC. Richten Sie im alten Postfach eine automatische Antwort mit der neuen Adresse ein. Und tragen Sie die neue Adresse überall ein, wo Sie Konten haben. Mustertexte zum Kopieren finden Sie unten.

Wem Sie Bescheid geben sollten

Familie und Freunde: alle, mit denen Sie regelmäßig schreiben.
Arbeit, Kunden, Geschäftspartner: auch Steuerberater, Hausverwaltung und Vermieter.
Vereine, Schule, Kita: dort stehen Sie oft auf Verteilerlisten.
Ärzte, Handwerker, Dienstleister: alle, die Ihnen Termine oder Rechnungen schicken.
Online-Konten: Bank, Versicherungen, Shops und Behörden informieren Sie nicht per Rundmail, dort ändern Sie die Adresse selbst im Konto. Eine Liste dazu steht im Artikel E-Mail-Adresse ändern.

Mustertext für Familie und Freunde

Kurz und freundlich reicht. Passen Sie den Text einfach an.

Betreff: Meine neue E-Mail-Adresse

Hallo zusammen,

ich habe eine neue E-Mail-Adresse: vorname.nachname@beispiel.de. Bitte speichert sie in eurem Adressbuch und schreibt mir ab jetzt nur noch dorthin. Die alte Adresse lese ich noch eine Weile mit, irgendwann wird sie aber abgeschaltet.

Liebe Grüße
Vorname

Mustertext für Geschäftskontakte

Betreff: Neue E-Mail-Adresse ab sofort

Guten Tag,

meine E-Mail-Adresse hat sich geändert. Sie erreichen mich ab sofort unter vorname.nachname@beispiel.de. Bitte aktualisieren Sie Ihre Kontaktdaten, auch für Rechnungen und Verträge. Nachrichten an meine bisherige Adresse werden noch bis zum [Datum] weitergeleitet.

Mit freundlichen Grüßen
Vorname Nachname

Text für die automatische Antwort im alten Postfach

Eine automatische Antwort, auch Abwesenheitsnotiz genannt, erreicht alle, an die Sie nicht gedacht haben. Sie finden sie in den Einstellungen Ihres alten Postfachs, meist unter „Abwesenheit“ oder „Automatische Antwort“.

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Meine E-Mail-Adresse hat sich geändert: Bitte schreiben Sie mir ab sofort an vorname.nachname@beispiel.de. Ihre Nachricht ist angekommen und wird weitergeleitet, die bisherige Adresse wird aber bald abgeschaltet.

Lassen Sie die automatische Antwort laufen, bis Sie das alte Postfach kündigen. Kombiniert mit einer Weiterleitung landen neue Mails trotzdem bei Ihnen.

So verschicken Sie die Rundmail richtig

Von der neuen Adresse senden: Dann antworten alle gleich an die richtige Stelle und können die Adresse mit einem Klick speichern.
Empfänger ins BCC: So sieht niemand die Adressen der anderen. Bei Geschäftskontakten ist das auch aus Datenschutzgründen wichtig.
In kleinen Gruppen senden: Viele Anbieter begrenzen, wie viele Empfänger eine Mail haben darf. Schicken Sie lieber mehrere Mails an je 30 bis 50 Empfänger.
Neue Adresse in die Signatur: So steht sie unter jeder Mail, die Sie in den nächsten Wochen schreiben.

Häufige Fragen

Soll ich die Mail von der alten oder der neuen Adresse schicken?

Von der neuen. Antworten kommen dann sofort am richtigen Ort an, und Ihre Kontakte haben die neue Adresse gleich im Postfach. Ein Satz zur alten Adresse im Text genügt, damit niemand die Mail für Spam hält.

Wie lange sollte die automatische Antwort laufen?

Mindestens so lange, bis kaum noch Mails an die alte Adresse kommen. Meist sind das einige Wochen bis wenige Monate. Danach können Sie das alte Postfach kündigen.

Wie finde ich heraus, wer noch an die alte Adresse schreibt?

Schauen Sie in den ersten Wochen regelmäßig ins alte Postfach oder in den Ordner, in den die Weiterleitung sortiert. Einfacher geht es mit der Adress-Checkliste von Mailovo: Nach dem Postfach-Umzug listen wir alle Absender auf, von denen Sie in den letzten Monaten Mails bekommen haben, zum Abhaken.