Annoncer votre nouvelle adresse e-mail : modèles de messages et réponse automatique
La nouvelle adresse est prête, les e-mails ont déménagé. Il ne reste plus qu’à prévenir tout le monde. Cela paraît peu de chose, mais c’est justement là que des e-mails se perdent plus tard : chez la tante qui a encore l’ancienne adresse dans son carnet d’adresses, ou chez l’artisan qui envoie sa facture à l’ancienne adresse. En trois petites étapes, vous joignez presque tout le monde.
En bref : envoyez un court e-mail depuis la nouvelle adresse à tous vos contacts, avec les destinataires en Cci (copie cachée). Configurez dans l’ancienne boîte mail une réponse automatique qui donne la nouvelle adresse. Et saisissez la nouvelle adresse partout où vous avez un compte. Vous trouverez plus bas des modèles de messages à copier.
Qui prévenir
- Famille et amis : toutes les personnes avec qui vous échangez régulièrement.
- Travail, clients, partenaires : sans oublier le comptable, le syndic et le propriétaire.
- Associations, école, crèche : vous y êtes souvent inscrit sur des listes de diffusion.
- Médecins, artisans, prestataires : tous ceux qui vous envoient des rendez-vous ou des factures.
- Comptes en ligne : pour la banque, les assurances, les boutiques et les administrations, pas d’e-mail groupé. Là, vous changez l’adresse vous-même dans votre compte. Vous trouverez une liste dans l’article Nouvelle adresse e-mail : où la changer.
Modèle pour la famille et les amis
Court et chaleureux, c’est suffisant. Adaptez simplement le texte.
Objet : Ma nouvelle adresse e-mail
Bonjour à tous,
J’ai une nouvelle adresse e-mail : prenom.nom@exemple.fr. Enregistrez-la dans votre carnet d’adresses et, à partir de maintenant, écrivez-moi uniquement à cette adresse. Je consulte encore l’ancienne pendant quelque temps, mais elle finira par être fermée.
Je vous embrasse,
Prénom
Modèle pour les contacts professionnels
Objet : Nouvelle adresse e-mail dès aujourd’hui
Bonjour,
Mon adresse e-mail a changé. Vous pouvez désormais me joindre à prenom.nom@exemple.fr. Merci de mettre à jour mes coordonnées, y compris pour les factures et les contrats. Les messages envoyés à mon ancienne adresse seront encore transférés jusqu’au [date].
Cordialement,
Prénom Nom
Texte pour la réponse automatique dans l’ancienne boîte mail
Une réponse automatique, aussi appelée message d’absence, prévient toutes les personnes auxquelles vous n’avez pas pensé. Vous la trouvez dans les paramètres de votre ancienne boîte mail, souvent sous « Absence » ou « Réponse automatique ».
Merci pour votre message. Mon adresse e-mail a changé : à partir de maintenant, merci de m’écrire à prenom.nom@exemple.fr. Votre message est bien arrivé et sera transféré, mais l’ancienne adresse sera bientôt fermée.
Laissez la réponse automatique active jusqu’à ce que vous fermiez l’ancienne boîte mail. Avec un transfert en plus, les nouveaux e-mails vous parviennent quand même.
Comment bien envoyer l’e-mail groupé
- Envoyer depuis la nouvelle adresse : tout le monde répond alors directement au bon endroit et peut enregistrer l’adresse en un clic.
- Destinataires en Cci : ainsi, personne ne voit les adresses des autres. Pour les contacts professionnels, c’est aussi important pour la protection des données.
- Envoyer par petits groupes : beaucoup de fournisseurs limitent le nombre de destinataires par e-mail. Envoyez plutôt plusieurs e-mails, à 30 à 50 destinataires chacun.
- La nouvelle adresse dans la signature : ainsi, elle figure sous chaque e-mail que vous écrivez pendant les semaines suivantes.
Questions fréquentes
Faut-il envoyer l’e-mail depuis l’ancienne ou la nouvelle adresse ?
Depuis la nouvelle. Les réponses arrivent alors tout de suite au bon endroit, et vos contacts ont directement la nouvelle adresse dans leur boîte mail. Une phrase sur l’ancienne adresse dans le texte suffit pour que personne ne prenne l’e-mail pour du spam.
Combien de temps laisser la réponse automatique active ?
Au moins jusqu’à ce que presque plus aucun e-mail n’arrive à l’ancienne adresse. En général, cela prend de quelques semaines à quelques mois. Ensuite, vous pouvez fermer l’ancienne boîte mail.
Comment savoir qui écrit encore à l’ancienne adresse ?
Pendant les premières semaines, regardez régulièrement dans l’ancienne boîte mail, ou dans le dossier où le transfert range les e-mails. C’est plus simple avec la liste de changement d’adresse de Mailovo : après le déménagement de votre boîte mail, nous listons tous les expéditeurs qui vous ont écrit ces derniers mois, pour que vous puissiez les cocher.