Comunicare il nuovo indirizzo email: testi pronti da copiare
Il nuovo indirizzo è configurato, le email sono state trasferite. Ora manca solo una cosa: farlo sapere a tutti. Sembra poco, ma è proprio qui che più avanti si perdono email: con la zia che ha ancora il vecchio indirizzo in rubrica, o con l’idraulico che manda la fattura al vecchio indirizzo. Con tre piccoli passi raggiunge quasi tutti.
In breve: invii una breve email dal nuovo indirizzo a tutti i contatti, con i destinatari in Ccn. Nella vecchia casella imposti una risposta automatica con il nuovo indirizzo. E inserisca il nuovo indirizzo ovunque abbia degli account. Più sotto trova testi di esempio da copiare.
A chi dovrebbe comunicarlo
- Familiari e amici: tutte le persone con cui si scrive regolarmente.
- Lavoro, clienti, partner commerciali: anche commercialista, amministratore di condominio e padrone di casa.
- Associazioni, scuola, asilo: lì spesso è inserito in liste di distribuzione.
- Medici, artigiani, fornitori di servizi: tutti quelli che le mandano appuntamenti o fatture.
- Account online: banca, assicurazioni, negozi ed enti pubblici non li informa con un’email collettiva, lì cambia l’indirizzo da sé nell’account. Un elenco lo trova nell’articolo Nuovo indirizzo email: dove cambiarlo.
Testo di esempio per familiari e amici
Basta un messaggio breve e cordiale. Adatti pure il testo come preferisce.
Oggetto: Il mio nuovo indirizzo email
Ciao a tutti,
ho un nuovo indirizzo email: nome.cognome@esempio.it. Salvatelo nella vostra rubrica e d’ora in poi scrivetemi solo lì. Il vecchio indirizzo lo controllerò ancora per un po’, ma prima o poi verrà disattivato.
Un caro saluto
Nome
Testo di esempio per i contatti di lavoro
Oggetto: Nuovo indirizzo email da oggi
Buongiorno,
il mio indirizzo email è cambiato. Da oggi potete scrivermi a nome.cognome@esempio.it. Vi prego di aggiornare i miei dati di contatto, anche per fatture e contratti. I messaggi inviati al mio indirizzo precedente verranno inoltrati fino al [data].
Cordiali saluti
Nome Cognome
Testo per la risposta automatica nella vecchia casella
Una risposta automatica, detta anche messaggio di assenza, raggiunge tutte le persone a cui non ha pensato. La trova nelle impostazioni della sua vecchia casella, di solito alla voce «Assenza» o «Risposta automatica».
Grazie per il suo messaggio. Il mio indirizzo email è cambiato: d’ora in poi mi scriva a nome.cognome@esempio.it. Il suo messaggio è arrivato e verrà inoltrato, ma l’indirizzo precedente sarà presto disattivato.
Lasci attiva la risposta automatica finché non chiude la vecchia casella. Insieme a un inoltro, le nuove email le arrivano comunque.
Come inviare correttamente l’email collettiva
- Inviare dal nuovo indirizzo: così tutti rispondono subito al posto giusto e possono salvare l’indirizzo con un clic.
- Destinatari in Ccn: così nessuno vede gli indirizzi degli altri. Con i contatti di lavoro è importante anche per motivi di privacy.
- Inviare a piccoli gruppi: molti provider limitano il numero di destinatari per email. Meglio inviare più email, ognuna da 30 a 50 destinatari.
- Nuovo indirizzo nella firma: così compare sotto ogni email che scrive nelle prossime settimane.
Domande frequenti
Devo inviare l’email dal vecchio o dal nuovo indirizzo?
Dal nuovo. Così le risposte arrivano subito al posto giusto e i suoi contatti hanno il nuovo indirizzo direttamente nella loro casella. Basta una frase sul vecchio indirizzo nel testo, perché nessuno scambi l’email per spam.
Per quanto tempo dovrebbe restare attiva la risposta automatica?
Almeno finché al vecchio indirizzo non arrivano quasi più email. Di solito si va da qualche settimana a pochi mesi. Dopo può chiudere la vecchia casella.
Come scopro chi scrive ancora al vecchio indirizzo?
Nelle prime settimane controlli regolarmente la vecchia casella o la cartella in cui l’inoltro smista le email. È più semplice con la checklist degli indirizzi di Mailovo: dopo il trasferimento della casella elenchiamo tutti i mittenti da cui ha ricevuto email negli ultimi mesi, da spuntare uno alla volta.