Nieuw e-mailadres doorgeven: voorbeeldteksten voor contacten en automatisch antwoord
Het nieuwe adres is ingesteld, de e-mails zijn verhuisd. Nu moet alleen iedereen het nog weten. Dat klinkt als weinig, maar juist hier gaan later e-mails verloren: bij de tante die nog het oude adres in haar adresboek heeft, of bij de loodgieter die de rekening naar het oude adres stuurt. Met drie kleine stappen bereikt u bijna iedereen.
In het kort: Stuur een kort e-mailtje vanaf uw nieuwe adres naar al uw contacten, met de ontvangers in de BCC. Stel in de oude mailbox een automatisch antwoord in met uw nieuwe adres. En vul het nieuwe adres overal in waar u een account heeft. Voorbeeldteksten om te kopiëren vindt u hieronder.
Wie u het moet laten weten
- Familie en vrienden: iedereen met wie u regelmatig mailt.
- Werk, klanten, zakenpartners: ook uw belastingadviseur, woningbeheerder en verhuurder.
- Verenigingen, school, kinderopvang: daar staat u vaak op verzendlijsten.
- Artsen, vakmensen, dienstverleners: iedereen die u afspraken of rekeningen stuurt.
- Online accounts: bank, verzekeringen, webwinkels en instanties laat u het niet weten met een groepsmail, daar wijzigt u het adres zelf in uw account. Een lijst daarvan staat in E-mailadres wijzigen.
Voorbeeldtekst voor familie en vrienden
Kort en vriendelijk is genoeg. Pas de tekst gerust aan.
Onderwerp: Mijn nieuwe e-mailadres
Hoi allemaal,
Ik heb een nieuw e-mailadres: voornaam.achternaam@voorbeeld.nl. Willen jullie het in je adresboek opslaan en me vanaf nu alleen nog daar mailen? Mijn oude adres lees ik nog een tijdje mee, maar op een gegeven moment wordt het opgeheven.
Hartelijke groet
Voornaam
Voorbeeldtekst voor zakelijke contacten
Onderwerp: Nieuw e-mailadres per direct
Goedendag,
Mijn e-mailadres is gewijzigd. U kunt mij vanaf nu bereiken op voornaam.achternaam@voorbeeld.nl. Wilt u uw contactgegevens bijwerken, ook voor facturen en contracten? Berichten aan mijn oude adres worden nog tot [datum] doorgestuurd.
Met vriendelijke groet
Voornaam Achternaam
Tekst voor het automatisch antwoord in de oude mailbox
Een automatisch antwoord, ook wel afwezigheidsbericht genoemd, bereikt iedereen aan wie u niet heeft gedacht. U vindt het in de instellingen van uw oude mailbox, meestal onder “Afwezigheid” of “Automatisch antwoord”.
Hartelijk dank voor uw bericht. Mijn e-mailadres is gewijzigd: wilt u mij vanaf nu mailen op voornaam.achternaam@voorbeeld.nl? Uw bericht is aangekomen en wordt doorgestuurd, maar mijn oude adres wordt binnenkort opgeheven.
Laat het automatisch antwoord aan staan tot u de oude mailbox opzegt. Samen met doorsturen komen nieuwe e-mails dan toch bij u terecht.
Zo verstuurt u de groepsmail goed
- Verstuur vanaf het nieuwe adres: Dan antwoordt iedereen meteen op de juiste plek en kan men uw adres met één klik opslaan.
- Ontvangers in de BCC: Zo ziet niemand de adressen van de anderen. Bij zakelijke contacten is dat ook belangrijk voor de privacy.
- Verstuur in kleine groepen: Veel providers beperken hoeveel ontvangers één e-mail mag hebben. Stuur liever meerdere e-mails aan telkens 30 tot 50 ontvangers.
- Uw nieuwe adres in de handtekening: Zo staat het onder elke e-mail die u de komende weken schrijft.
Veelgestelde vragen
Stuur ik de e-mail vanaf het oude of het nieuwe adres?
Vanaf het nieuwe. Antwoorden komen dan meteen op de juiste plek aan, en uw contacten hebben het nieuwe adres meteen in hun mailbox. Eén zin over het oude adres in de tekst is genoeg, zodat niemand de e-mail voor spam aanziet.
Hoe lang moet het automatisch antwoord aan blijven staan?
Minstens tot er bijna geen e-mails meer naar het oude adres komen. Meestal is dat een paar weken tot een paar maanden. Daarna kunt u de oude mailbox opzeggen.
Hoe zie ik wie er nog naar het oude adres schrijft?
Kijk de eerste weken regelmatig in de oude mailbox, of in de map waarin het doorsturen de e-mails zet. Makkelijker gaat het met de adreschecklist van Mailovo: na het verhuizen van uw mailbox zetten we alle afzenders van wie u de afgelopen maanden e-mails heeft gekregen voor u op een lijst om af te vinken.