E-Mail-Postfach umziehen: Alle Mails und Ordner übertragen

Eine neue E-Mail-Adresse ist schnell angelegt. Aber was ist mit den alten Mails? Rechnungen, Verträge, Fotos von der Familie und Gespräche aus vielen Jahren liegen im alten Postfach. Beim Postfach-Umzug kopieren Sie all das in Ihr neues Postfach: jede Mail, jeden Ordner, auch Gesendet und Entwürfe. Danach haben Sie alles an einem Ort und können die alte Adresse in Ruhe auslaufen lassen.

Hier zeigen wir drei Wege, wie Sie Ihre E-Mails übertragen, mit ihren Vor- und Nachteilen. Einer davon kostet nichts außer Zeit.

Kurz gesagt: Ein Postfach ziehen Sie über IMAP um, die Technik, mit der Mailprogramme auf Postfächer zugreifen. Entweder mit einem Mailprogramm wie Thunderbird (kostenlos, aber Handarbeit), mit dem Import Ihres neuen Anbieters (bequem, aber oft unvollständig) oder mit einem Umzugsdienst, der alle Ordner direkt kopiert. Das alte Postfach bleibt dabei unverändert. Löschen Sie dort nichts, bis alles angekommen ist.

Was beim Umzug mitkommt und was nicht

Mit „Postfach umziehen“ ist meist gemeint: die E-Mails von einem Anbieter zum anderen bringen. Ein paar Dinge gehören aber nicht zum Postfach und müssen Sie getrennt erledigen.

Was	Kommt mit?
E-Mails im Posteingang	Ja
Gesendet, Entwürfe, Archiv	Ja, wenn der gewählte Weg alle Ordner kopiert
Eigene Ordner und Unterordner	Ja, mit Namen und Aufbau
Gelesen, markiert, beantwortet	Meistens ja
Kontakte und Kalender	Getrennt, per Export und Import
Filter, Signatur, Abwesenheitsnotiz	Nein, im neuen Postfach neu einrichten
Die E-Mail-Adresse selbst	Nein, mehr dazu unter E-Mail-Adresse mitnehmen

Vor dem Umzug: Das brauchen Sie

Fünf Minuten Vorbereitung ersparen später viel Ärger.

Zugangsdaten beider Postfächer: Adresse und Passwort für das alte und das neue Postfach.
IMAP beim alten Anbieter: Die meisten Anbieter erlauben den Zugriff von selbst. Bei GMX und WEB.DE müssen Sie ihn einmal einschalten, bei Gmail, iCloud und Yahoo brauchen Sie ein App-Passwort. Die Serverdaten fast aller Anbieter finden Sie unter E-Mail-Einstellungen.
Genug Platz im neuen Postfach: Schauen Sie in den Einstellungen des alten Postfachs nach, wie viel Speicher es belegt. Das neue Postfach braucht mindestens so viel freien Platz.
Vorher aufräumen: Spam und Papierkorb müssen nicht mit. Alte Newsletter und Mails mit riesigen Anhängen finden Sie schnell mit unseren Werkzeugen für große Mails und Newsletter.
Eine Sicherung: Wer ganz sichergehen will, lädt das alte Postfach vorher als Sicherung herunter.

Weg 1: Mit Thunderbird selbst umziehen

Thunderbird ist ein kostenloses Mailprogramm für Windows, Mac und Linux. Sie richten darin beide Postfächer ein und kopieren die Mails von einem ins andere. Das klappt mit fast jedem Anbieter und kostet nichts.

Thunderbird installieren: Laden Sie das Programm von thunderbird.net herunter und starten Sie es.
Altes Postfach einrichten: Geben Sie Name, Adresse und Passwort ein. Achten Sie darauf, dass IMAP ausgewählt ist, nicht POP3. Nur mit IMAP sehen Sie alle Ordner.
Neues Postfach einrichten: Über Konten-Einstellungen → Konten-Aktionen → E-Mail-Konto hinzufügen kommt das zweite Postfach dazu, ebenfalls mit IMAP.
Ordner laden lassen: Klicken Sie im alten Postfach jeden Ordner einmal an. Thunderbird lädt die Mails dann herunter. Bei großen Postfächern dauert das eine Weile.
Ordner anlegen: Legen Sie Ihre eigenen Ordner im neuen Postfach mit gleichem Namen an (Rechtsklick auf das Postfach, dann Neuer Ordner).
Mails kopieren: Öffnen Sie einen Ordner im alten Postfach, markieren Sie alle Mails mit Strg+A (am Mac Cmd+A), klicken Sie mit rechts darauf und wählen Sie Kopieren nach. Dann das neue Postfach und den passenden Ordner auswählen. Gesendete Mails kopieren Sie in den Ordner Gesendet des neuen Postfachs.
Nachzählen: Vergleichen Sie am Ende, ob in jedem Ordner gleich viele Mails liegen.

Wichtig: Nehmen Sie Kopieren nach, nicht „Verschieben nach“, und ziehen Sie keine ganzen Ordner mit der Maus ins neue Postfach. Sonst löscht Thunderbird die Mails im alten Postfach, sobald sie kopiert sind. Bricht dabei etwas ab, fehlen sie an beiden Stellen.

Gut zu wissen: Bei mehreren tausend Mails bricht das Kopieren gern ab, etwa wenn der Laptop in den Ruhezustand geht. Kopieren Sie dann denselben Ordner noch einmal, entstehen doppelte Mails. Machen Sie es deshalb ordnerweise und bei großen Ordnern in Etappen, etwa jahrweise. Gmail nimmt außerdem nur etwa 500 MB pro Tag über IMAP an. Größere Postfächer brauchen dann mehrere Tage.

Weg 2: Mit dem Import des neuen Anbieters

Manche Anbieter holen die Mails aus dem alten Postfach selbst ab. Das ist bequem, aber selten vollständig.

Gmail bietet unter Einstellungen → Konten und Import → E-Mails und Kontakte importieren einen einmaligen Import. Die alten Mails landen dort unter einem eigenen Label. Den dauerhaften Abruf anderer Postfächer und Gmailify stellt Google dagegen ein, mehr dazu im Artikel Gmail beendet den Abruf.
Webhoster wie Strato bieten Kunden mit eigener Domain teils einen eigenen Umzugsdienst an.
Andere Anbieter holen oft nur den Posteingang ab, oder es gibt gar keinen Import. Suchen Sie in den Einstellungen nach „Import“, „Abruf“ oder „Umzug“.

Prüfen Sie nach einem solchen Import, ob auch Gesendet und Ihre eigenen Ordner angekommen sind. Genau die fehlen am häufigsten.

Weg 3: Mit einem Umzugsdienst wie Mailovo

Ein Umzugsdienst verbindet sich direkt mit beiden Postfächern und kopiert alles von Server zu Server. Ihr Computer muss dabei nicht laufen.

So läuft das bei Mailovo: Sie geben Ihre alte und Ihre neue Adresse ein, wir prüfen die Verbindung und ob genug Platz da ist. Dann kopieren wir alle Ordner. Gesendet, Entwürfe und Papierkorb landen im richtigen Ordner, auch wenn sie beim neuen Anbieter anders heißen. Bricht die Verbindung ab, machen wir an derselben Stelle weiter, ohne doppelte Mails. Nach dem Umzug holen wir 30 Tage lang neue Mails aus dem alten Postfach nach und erstellen Ihnen eine Adress-Checkliste mit allen Absendern, denen Sie die neue Adresse mitteilen sollten.

Den Umzug der letzten 30 Tage (bis 200 MB) können Sie kostenlos und ohne Anmeldung testen. Was der ganze Umzug kostet, steht unter Preise.

Für den Umzug geben Sie dem Dienst Zugang zu Ihrem alten Postfach. Das BSI rät deshalb, das Passwort des alten Postfachs danach zu ändern. Wie wir mit Ihren Zugangsdaten umgehen, steht auf der Seite So arbeiten wir.

Anleitungen für häufige Wechsel: GMX zu Gmail, WEB.DE zu GMX, T-Online zu Gmail, Gmail zu GMX und alle weiteren Anbieter.

Die drei Wege im Vergleich

	Thunderbird	Import des Anbieters	Umzugsdienst
Kosten	Kostenlos	Kostenlos	Einmalig, Test kostenlos
Alle Ordner	Ja, von Hand	Oft nur der Posteingang	Ja, automatisch
Gesendet am richtigen Platz	Von Hand	Selten	Ja
Aufwand	Ein bis mehrere Stunden	Wenige Minuten	Wenige Minuten
Große Postfächer	Bricht gern ab	Unterschiedlich	Macht nach Abbrüchen weiter
Neue Mails danach	Nein	Bei Gmail 30 Tage	30 Tage Nachsendung

Haben Sie ein kleines Postfach, etwas Geduld und einen Computer, ist Thunderbird eine gute Wahl. Bei großen Postfächern, vielen Ordnern oder wenn Sie es für Eltern oder Großeltern erledigen, spart ein Dienst viel Zeit.

Wie lange dauert ein Postfach-Umzug?

Das hängt vor allem von der Größe ab. Ein Postfach mit 1 bis 2 GB ist meist in wenigen Stunden umgezogen. Bremsen kann der neue Anbieter: Gmail nimmt pro Tag nur etwa 500 MB über IMAP an, ein Postfach mit 3 GB braucht dorthin also etwa eine Woche. Gmail als altes Postfach gibt etwa 2,5 GB pro Tag heraus. Ein guter Dienst macht dann jeden Tag automatisch weiter und kopiert die neuesten Mails zuerst.

Nach dem Umzug: So geht es weiter

Stichprobe machen: Öffnen Sie im neuen Postfach ein paar ältere Mails und Ihre wichtigsten Ordner.
Neue Adresse überall eintragen: Bank, Versicherungen, Online-Shops und Behörden zuerst. Eine Liste finden Sie unter E-Mail-Adresse ändern.
Kontakten Bescheid geben: Fertige Texte stehen im Artikel Neue E-Mail-Adresse mitteilen.
Alte Adresse weiterleiten: Eine Weiterleitung oder Nachsendung bringt neue Mails ein paar Wochen lang ins neue Postfach.
Altes Postfach später kündigen: Erst wenn nichts Wichtiges mehr ankommt. Wie das ohne Verlust geht, steht unter Altes Postfach kündigen.

Häufige Fragen zum Postfach-Umzug

Gehen beim Umzug E-Mails verloren?

Nicht, wenn Sie kopieren statt verschieben. Dann bleibt das alte Postfach unverändert, und Sie können jederzeit nachsehen oder den Umzug wiederholen. Löschen Sie dort erst etwas, wenn alles im neuen Postfach angekommen ist.

Kann ich nur einzelne Ordner umziehen?

Ja. In Thunderbird kopieren Sie einfach nur die Ordner, die Sie brauchen. Bei Mailovo wählen Sie vor dem Start ab, was nicht mit soll, etwa den Papierkorb oder alte Newsletter-Ordner.

Was ist der Unterschied zwischen IMAP und POP3?

Mit IMAP bleiben die Mails auf dem Server, und Sie sehen alle Ordner. Mit POP3 lädt ein Programm meist nur den Posteingang herunter, oft ohne Ordner. Für einen Umzug brauchen Sie IMAP.

Kann ich mein Postfach auch am Handy umziehen?

Mit einem Mailprogramm auf dem Handy ist das mühsam. Mit Mailovo geht es im Browser am Handy oder mit unserer App für Android: Adressen eingeben, prüfen lassen, fertig.

Bekomme ich so auch meine Kontakte und Termine?

Kontakte und Kalender gehören nicht zum Postfach. Bei vielen Anbietern exportieren Sie sie als Datei und importieren sie beim neuen Anbieter. Unterstützen beide Anbieter den Abgleich, etwa GMX und WEB.DE, kann Mailovo sie nach dem Umzug auf Wunsch gleich mitnehmen (Beta).