E-Mail-Anbieter wechseln: So klappt es ohne Datenverlust

Ein neuer E-Mail-Anbieter ist schnell gefunden. Der Umzug dagegen wirkt oft wie ein Berg: tausende Mails, eigene Ordner und dazu viele Konten, die an der alten Adresse hängen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt für den Wechsel vier Schritte. Wir gehen sie hier der Reihe nach durch und ergänzen, was sich bei vielen Umzügen bewährt hat.

Kurz gesagt: Neues Postfach sicher einrichten, alte Mails kopieren, die Adresse überall ändern und das alte Postfach erst nach einigen Wochen kündigen. Bis dahin nichts löschen.

Schritt 1: Den passenden Anbieter wählen

Nehmen Sie sich für die Wahl etwas Zeit. Sie wechseln nicht jedes Jahr.

Bedienung: Kommen Sie mit der Webseite und der App des Anbieters zurecht? Viele lassen sich vorher kostenlos ausprobieren.
Speicherplatz: Schauen Sie, wie voll Ihr altes Postfach ist. Das neue sollte deutlich mehr Platz haben, damit Sie nicht bald wieder aufräumen müssen.
Datenschutz und Standort: Anbieter mit Servern in Deutschland oder der EU arbeiten nach der DSGVO. Lesen Sie nach, ob Ihre Mails für Werbung ausgewertet werden.
Kosten: Kostenlose Postfächer finanzieren sich meist über Werbung. Bezahlte kosten oft nur wenige Euro im Monat und bieten mehr Speicher und Hilfe bei Problemen.
Sicherheit: Achten Sie darauf, dass Sie die Anmeldung mit einem zweiten Faktor absichern können, etwa per App oder Passkey.

Wichtig für den Umzug: Beide Postfächer sollten IMAP unterstützen. Über diese Technik lassen sich Mails mitsamt Ordnern von einem Postfach ins andere kopieren. Fast alle Anbieter können das.

Schritt 2: Das neue Konto sicher einrichten

Wählen Sie ein starkes Passwort, das Sie nirgendwo sonst verwenden. Ein Passwort-Manager hilft beim Merken.
Schalten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung ein oder nutzen Sie einen Passkey. Dann reicht ein gestohlenes Passwort allein nicht mehr aus.
Hinterlegen Sie eine Telefonnummer oder zweite Adresse für den Fall, dass Sie sich einmal aussperren.
Überlegen Sie, ob Ihnen Alias-Adressen helfen, etwa eine eigene Adresse nur für Online-Shops. So bleibt Werbung von Ihrer Hauptadresse fern.

Schritt 3: Die alten E-Mails umziehen

Dafür gibt es drei Wege:

Von Hand: Sie richten beide Postfächer in einem Mailprogramm wie Thunderbird ein und ziehen die Ordner mit der Maus hinüber. Das dauert und bricht bei großen Postfächern gern ab.
Mit dem Import des neuen Anbieters: Manche Anbieter holen Mails aus dem alten Postfach selbst ab. Oft klappt das nur für den Posteingang, nicht für Gesendet und eigene Ordner.
Mit einem Umzugsdienst: Ein Dienst wie Mailovo kopiert alle Ordner direkt vom alten ins neue Postfach, auch Gesendet, Entwürfe und Unterordner. Sie müssen nicht dabeibleiben.

Für den dritten Weg geben Sie dem Dienst Zugang zu Ihrem alten Postfach. Das BSI rät deshalb, das Passwort des alten Postfachs danach zu ändern. Mailovo löscht Ihre Zugangsdaten nach dem Umzug zwar automatisch, ein neues Passwort ist trotzdem eine gute Gewohnheit.

Tipp: Nutzen Sie die Nachsendung von Mailovo, ändern Sie das alte Passwort erst, wenn sie beendet ist. Sonst können wir keine neuen Mails mehr abholen.

Wie Mailovo dabei genau vorgeht, was gespeichert wird und was bei Problemen passiert, steht auf der Seite So arbeiten wir. Wer ganz sichergehen will, lädt vorher eine Sicherung des Postfachs als Datei herunter.

Schritt 4: Die neue Adresse überall eintragen

Dieser Schritt dauert am längsten. An Ihrer alten Adresse hängen Online-Shops, Bank, Versicherungen, Behörden, Vereine, Newsletter und natürlich Familie und Freunde.

Zuerst das Wichtigste: Bank, Versicherungen, Krankenkasse, Finanzamt (ELSTER), Arbeitgeber, Handy- und Internetvertrag. Dort kommen Rechnungen und Fristen an.
Dann alle Konten, bei denen Sie sich mit der Adresse anmelden: zum Beispiel Amazon, PayPal, Apple-ID und soziale Netzwerke. Über diese Adresse setzen Sie im Notfall Ihr Passwort zurück.
Zum Schluss Ihre Kontakte: Eine kurze Mail an alle aus dem Adressbuch genügt.

Mailovo erstellt Ihnen nach dem Umzug eine Adress-Checkliste: Wir schauen, von wem Sie in den letzten Monaten Mails bekommen haben, und listen diese Absender zum Abhaken auf. Eine allgemeine Liste finden Sie im Artikel Neue E-Mail-Adresse: Wo Sie sie ändern müssen.

Das alte Postfach noch nicht kündigen

Behalten Sie das alte Postfach noch einige Wochen. So verpassen Sie keine Mails von Absendern, an die Sie nicht gedacht haben.

Weiterleitung: In den Einstellungen vieler Postfächer können Sie neue Mails automatisch an die neue Adresse weiterleiten lassen.
Automatische Antwort: Eine Abwesenheitsnotiz im alten Postfach („Meine neue Adresse lautet …“) sagt jedem Absender Bescheid.
Nachsendung von Mailovo: Nach dem Umzug holen wir 30 Tage lang neue Mails aus dem alten Postfach ab und legen sie ins neue.

Schauen Sie in dieser Zeit ab und zu nach, wer noch an die alte Adresse schreibt, und ändern Sie die Adresse dort. Erst wenn nichts Wichtiges mehr ankommt, kündigen Sie. Wie das ohne Verlust klappt, steht im Artikel Altes Postfach kündigen.