Chiudere il vecchio account email senza perdere nulla

Se chiude la vecchia casella troppo presto, può perdere facilmente email, fatture e a volte perfino l’accesso ad account online. Con il giusto ordine questo non succede.

In breve: prima trasferisca tutto e faccia un backup, poi aggiorni ovunque il suo indirizzo, poi aspetti qualche settimana. La chiusura dell’account viene per ultima.

Prima di chiuderla: controlli queste cinque cose

1. Tutte le email sono state trasferite. Confronti il numero di email per cartella nel rapporto del trasferimento. Mailovo indica anche quali email sono state saltate e perché, per esempio perché erano troppo grandi per la nuova casella.
2. Ha un backup sul suo computer. Scarichi la vecchia casella come file prima che sparisca. Il backup della casella le fornisce un file ZIP che può aprire con Thunderbird o Apple Mail.
3. Il suo indirizzo è stato aggiornato ovunque. Contano soprattutto gli account a cui accede con il vecchio indirizzo. Se un giorno dimentica la password, il link per reimpostarla arriva al vecchio indirizzo.
4. Contatti e calendario sono salvati. Molti provider conservano la rubrica e gli appuntamenti insieme alle email. Li esporti separatamente nelle impostazioni del vecchio provider, di solito come file vCard (contatti) e file iCal (appuntamenti).
5. Al vecchio indirizzo non arriva più nulla di importante. Lo vedrà durante l’inoltro.

Quanto tempo aspettare?

Come regola generale: almeno da uno a tre mesi. Alcune email arrivano solo una volta all’anno, come i conguagli annuali di luce e gas, gli estratti contributivi o i documenti fiscali. Se la vecchia casella è gratuita, non c’è nulla di male a tenerla più a lungo e a controllarla ogni tanto.

Casella gratuita: tenerla o cancellarla?

Tenere una casella gratuita non costa nulla. Ci sono però due cose da sapere:

• Alcuni provider disattivano le caselle che non vengono usate da molto tempo. Se la tiene, acceda ogni qualche mese.
• Con alcuni provider, un indirizzo cancellato può essere assegnato in seguito a un’altra persona. Quella persona riceverebbe le email che qualcuno le invia ancora e, con «Password dimenticata», potrebbe entrare nei suoi vecchi account. Quindi cancelli l’indirizzo solo quando non viene davvero più usato da nessuna parte.

Disdire una casella a pagamento

Controlli prima il suo contratto: spesso c’è un periodo di preavviso fino alla fine della durata. In Germania, se ha sottoscritto il contratto online, dal luglio 2022 il provider deve offrire un modo ben visibile per disdirlo online, il cosiddetto pulsante di disdetta. Conservi la conferma della disdetta.

L’ordine in sintesi

1. Configurare e proteggere la nuova casella (password robusta, secondo fattore)
2. Trasferire tutte le email e controllare il rapporto
3. Scaricare un file di backup, esportare contatti e calendario
4. Aggiornare ovunque l’indirizzo, iniziando dagli account a cui accede con esso
5. Lasciare attivo l’inoltro per qualche settimana
6. Cambiare la password della vecchia casella
7. Chiudere la vecchia casella, oppure tenerla di proposito

L’intero cambio dall’inizio è spiegato in Cambiare provider email.