Trasferire la casella di posta: email e cartelle su un altro account

Un nuovo indirizzo email si crea in pochi minuti. Ma che fine fanno le vecchie email? Fatture, contratti, foto di famiglia e conversazioni di tanti anni si trovano nella vecchia casella. Con il trasferimento della casella copia tutto questo nella sua nuova casella: ogni email, ogni cartella, anche la posta inviata e le bozze. Dopo avrà tutto in un unico posto e potrà lasciar andare il vecchio indirizzo con calma.

Qui le mostriamo tre modi per trasferire le sue email, con vantaggi e svantaggi. Uno di questi non costa nulla, se non un po’ di tempo.

In breve: una casella si trasferisce tramite IMAP, la tecnologia con cui i programmi di posta accedono alle caselle. Può farlo con un programma di posta come Thunderbird (gratuito, ma a mano), con l’importazione del suo nuovo provider (comoda, ma spesso incompleta) oppure con un servizio di trasferimento che copia direttamente tutte le cartelle. La vecchia casella resta invariata. Non cancelli nulla lì finché non è arrivato tutto.

Cosa viene trasferito e cosa no

Quando si parla di «trasferire la casella», di solito si intende: portare le email da un provider all’altro. Alcune cose però non fanno parte della casella e vanno sistemate a parte.

Cosa	Viene trasferito?
Email nella posta in arrivo	Sì
Posta inviata, bozze, archivio	Sì, se il metodo scelto copia tutte le cartelle
Cartelle e sottocartelle personali	Sì, con nomi e struttura
Letto, contrassegnato, risposto	Di solito sì
Contatti e calendario	A parte, con esportazione e importazione
Filtri, firma, messaggio di assenza	No, vanno configurati di nuovo nella nuova casella
L’indirizzo email stesso	No, ne parliamo in Mantenere l’indirizzo email

Prima del trasferimento: cosa le serve

Cinque minuti di preparazione le risparmiano molti problemi dopo.

Dati di accesso di entrambe le caselle: indirizzo e password della vecchia e della nuova casella.
IMAP presso il vecchio provider: la maggior parte dei provider consente l’accesso già da sé. Con GMX e WEB.DE deve attivarlo una volta, con Gmail, iCloud e Yahoo le serve una password per le app. I dati dei server di quasi tutti i provider li trova in Impostazioni email.
Spazio sufficiente nella nuova casella: controlli nelle impostazioni della vecchia casella quanto spazio occupa. La nuova casella deve avere almeno altrettanto spazio libero.
Fare ordine prima: spam e cestino non vanno trasferiti. Vecchie newsletter ed email con allegati enormi le trova in fretta con i nostri strumenti per le email grandi e le newsletter.
Un backup: per essere del tutto al sicuro, scarichi prima la vecchia casella come backup.

Metodo 1: trasferire da sé con Thunderbird

Thunderbird è un programma di posta gratuito per Windows, Mac e Linux. Ci configura entrambe le caselle e copia le email dall’una all’altra. Funziona con quasi tutti i provider e non costa nulla.

Installare Thunderbird: scarichi il programma da thunderbird.net e lo avvii.
Configurare la vecchia casella: inserisca nome, indirizzo e password. Si assicuri che sia selezionato IMAP, non POP3. Solo con IMAP vede tutte le cartelle.
Configurare la nuova casella: con Impostazioni account → Azioni account → Aggiungi account di posta aggiunge la seconda casella, anche questa con IMAP.
Far caricare le cartelle: nella vecchia casella clicchi una volta su ogni cartella. Thunderbird scarica così le email. Con caselle grandi ci vuole un po’.
Creare le cartelle: crei nella nuova casella le sue cartelle personali con lo stesso nome (clic destro sulla casella, poi Nuova cartella).
Copiare le email: apra una cartella nella vecchia casella, selezioni tutte le email con Ctrl+A (su Mac Cmd+A), clicchi con il tasto destro e scelga Copia in. Poi selezioni la nuova casella e la cartella corrispondente. Le email inviate le copi nella cartella della posta inviata della nuova casella.
Ricontare: alla fine confronti se in ogni cartella c’è lo stesso numero di email.

Importante: usi Copia in, non «Sposta in», e non trascini intere cartelle con il mouse nella nuova casella. Altrimenti Thunderbird cancella le email dalla vecchia casella non appena sono state copiate. Se nel frattempo qualcosa si interrompe, le email mancano in entrambi i posti.

Buono a sapersi: con diverse migliaia di email la copia si interrompe facilmente, per esempio quando il portatile va in standby. Se poi copia di nuovo la stessa cartella, si creano email doppie. Per questo proceda una cartella alla volta e, con le cartelle grandi, a tappe, per esempio un anno alla volta. Inoltre Gmail accetta solo circa 500 MB al giorno tramite IMAP. Le caselle più grandi richiedono quindi diversi giorni.

Metodo 2: con l’importazione del nuovo provider

Alcuni provider recuperano da soli le email dalla vecchia casella. È comodo, ma raramente completo.

Gmail offre un’importazione una tantum in Impostazioni → Account e importazione → Importa posta e contatti. Le vecchie email finiscono lì sotto un’etichetta a parte. Il recupero continuo da altre caselle e Gmailify invece Google li sta eliminando: ne parliamo nell’articolo Gmail smette di recuperare la posta.
I servizi di hosting come Strato offrono in parte ai clienti con un dominio proprio un loro servizio di trasferimento.
Altri provider spesso recuperano solo la posta in arrivo, oppure non offrono alcuna importazione. Cerchi nelle impostazioni voci come «Importa», «Recupera posta» o «Trasferimento».

Dopo un’importazione di questo tipo controlli se sono arrivate anche la posta inviata e le sue cartelle personali. Sono proprio quelle che mancano più spesso.

Metodo 3: con un servizio di trasferimento come Mailovo

Un servizio di trasferimento si collega direttamente a entrambe le caselle e copia tutto da server a server. Il suo computer non deve restare acceso.

Ecco come funziona con Mailovo: lei inserisce il suo vecchio e il suo nuovo indirizzo, noi controlliamo la connessione e se c’è abbastanza spazio. Poi copiamo tutte le cartelle. Posta inviata, bozze e cestino finiscono nella cartella giusta, anche se presso il nuovo provider hanno un altro nome. Se la connessione si interrompe, riprendiamo dallo stesso punto, senza email doppie. Dopo il trasferimento, per 30 giorni recuperiamo le nuove email dalla vecchia casella e le prepariamo una checklist degli indirizzi con tutti i mittenti a cui dovrebbe comunicare il nuovo indirizzo.

Il trasferimento degli ultimi 30 giorni (fino a 200 MB) può provarlo gratis e senza registrazione. Quanto costa il trasferimento completo lo trova in Prezzi.

Per il trasferimento lei dà al servizio l’accesso alla sua vecchia casella. Per questo il BSI consiglia di cambiare poi la password della vecchia casella. Come trattiamo i suoi dati di accesso è spiegato nella pagina Come lavoriamo.

Guide per i cambi più frequenti: da GMX a Gmail, da WEB.DE a GMX, da T-Online a Gmail, da Gmail a GMX e tutti gli altri provider.

I tre metodi a confronto

	Thunderbird	Importazione del provider	Servizio di trasferimento
Costi	Gratuito	Gratuito	Una tantum, test gratuito
Tutte le cartelle	Sì, a mano	Spesso solo la posta in arrivo	Sì, in automatico
Posta inviata al posto giusto	A mano	Raramente	Sì
Impegno	Da una a diverse ore	Pochi minuti	Pochi minuti
Caselle grandi	Si interrompe spesso	Dipende	Riprende dopo le interruzioni
Nuove email dopo	No	Con Gmail 30 giorni	30 giorni di inoltro

Se ha una casella piccola, un po’ di pazienza e un computer, Thunderbird è una buona scelta. Con caselle grandi, molte cartelle o se se ne occupa per i suoi genitori o nonni, un servizio le fa risparmiare molto tempo.

Quanto dura il trasferimento di una casella?

Dipende soprattutto dalle dimensioni. Una casella da 1 a 2 GB di solito si trasferisce in poche ore. A rallentare può essere il nuovo provider: Gmail accetta solo circa 500 MB al giorno tramite IMAP, quindi per una casella da 3 GB ci vuole circa una settimana. Se invece Gmail è la vecchia casella, consegna circa 2,5 GB al giorno. Un buon servizio in questi casi riprende automaticamente ogni giorno e copia per prime le email più recenti.

Dopo il trasferimento: come proseguire

Fare un controllo a campione: nella nuova casella apra qualche email più vecchia e le sue cartelle più importanti.
Inserire ovunque il nuovo indirizzo: prima banca, assicurazioni, negozi online ed enti pubblici. Un elenco lo trova in Nuovo indirizzo email: dove cambiarlo.
Avvisare i contatti: testi pronti li trova nell’articolo Comunicare il nuovo indirizzo email.
Inoltrare il vecchio indirizzo: un inoltro porta le nuove email nella nuova casella per qualche settimana.
Chiudere la vecchia casella più tardi: solo quando non arriva più nulla di importante. Come farlo senza perdere nulla è spiegato in Chiudere la vecchia casella.

Domande frequenti sul trasferimento della casella

Durante il trasferimento si perdono email?

No, se copia invece di spostare. Così la vecchia casella resta invariata e può controllare in qualsiasi momento o ripetere il trasferimento. Cancelli qualcosa lì solo quando tutto è arrivato nella nuova casella.

Posso trasferire solo alcune cartelle?

Sì. In Thunderbird copia semplicemente solo le cartelle che le servono. Con Mailovo, prima di iniziare, deseleziona ciò che non vuole trasferire, per esempio il cestino o vecchie cartelle di newsletter.

Qual è la differenza tra IMAP e POP3?

Con IMAP le email restano sul server e lei vede tutte le cartelle. Con POP3 un programma di solito scarica solo la posta in arrivo, spesso senza cartelle. Per un trasferimento serve IMAP.

Posso trasferire la casella anche dal telefono?

Con un programma di posta sul telefono è faticoso. Con Mailovo si fa nel browser del telefono oppure con la nostra app per Android: inserire gli indirizzi, farli controllare, fatto.

Così ottengo anche i miei contatti e appuntamenti?

Contatti e calendario non fanno parte della casella. Con molti provider li esporta come file e li importa presso il nuovo provider. Se entrambi i provider supportano la sincronizzazione, per esempio GMX e WEB.DE, Mailovo, se lo desidera, può trasferire anche quelli subito dopo il trasferimento (beta).