Cambiare provider email senza perdere nulla

Trovare un nuovo provider email è facile. Il trasferimento invece può sembrare una montagna: migliaia di email, le proprie cartelle e tanti account legati al vecchio indirizzo. L’Ufficio federale tedesco per la sicurezza informatica (BSI) consiglia quattro passaggi (pagina in tedesco). Li seguiamo nell’ordine e aggiungiamo ciò che si è dimostrato utile in molti trasferimenti.

In breve: configuri in modo sicuro la nuova casella, copi le vecchie email, aggiorni ovunque il suo indirizzo e chiuda la vecchia casella solo dopo qualche settimana. Fino ad allora non cancelli nulla.

Passaggio 1: scegliere il provider giusto

Si prenda il suo tempo. Non si cambia provider tutti gli anni.

• Facilità d’uso: si trova bene con il sito web e l’app del provider? Molti si possono provare gratuitamente.
• Spazio: controlli quanto è piena la sua vecchia casella. Quella nuova dovrebbe avere molto più spazio, così non dovrà fare di nuovo pulizia a breve.
• Privacy e sede: i provider con server in Germania o nell’UE operano secondo il GDPR. Verifichi se le sue email vengono analizzate a scopo pubblicitario.
• Costi: le caselle gratuite di solito si finanziano con la pubblicità. Quelle a pagamento spesso costano solo pochi euro al mese e offrono più spazio e assistenza.
• Sicurezza: si assicuri di poter proteggere l’accesso con un secondo fattore, per esempio un’app o una passkey.

Importante per il trasferimento: entrambe le caselle dovrebbero supportare IMAP. È la tecnologia che permette di copiare le email, cartelle incluse, da una casella all’altra. Quasi tutti i provider la offrono.

Passaggio 2: configurare il nuovo account in modo sicuro

• Scelga una password robusta che non usa da nessun’altra parte. Un gestore di password la aiuta a ricordarla.
• Attivi l’accesso con due fattori o usi una passkey. Così una password rubata da sola non basta più.
• Aggiunga un numero di telefono o un secondo indirizzo, nel caso in cui un giorno non riesca più ad accedere.
• Valuti gli indirizzi alias, per esempio uno solo per i negozi online. Così la pubblicità resta lontana dal suo indirizzo principale.

Passaggio 3: trasferire le vecchie email

Ci sono tre strade:

1. A mano: configura entrambe le caselle in un programma di posta come Thunderbird e trascina le cartelle da una all’altra. Richiede tempo e con caselle grandi spesso si interrompe.
2. Con l’importazione del nuovo provider: alcuni provider recuperano da soli le email dalla vecchia casella. Spesso funziona solo per la posta in arrivo, non per la posta inviata e le sue cartelle personali.
3. Con un servizio di trasferimento: un servizio come Mailovo copia ogni cartella direttamente dalla vecchia casella alla nuova, comprese posta inviata, bozze e sottocartelle. Non deve restare al computer.

Con la terza strada lei dà al servizio l’accesso alla sua vecchia casella. Per questo il BSI consiglia di cambiare in seguito la password della vecchia casella. Mailovo cancella automaticamente i suoi dati di accesso dopo il trasferimento, ma una nuova password è comunque una buona abitudine.

Consiglio: se usa l’inoltro di Mailovo, cambi la vecchia password solo quando l’inoltro è terminato. Altrimenti non possiamo più recuperare le nuove email.

Come funziona esattamente Mailovo, cosa viene salvato e cosa succede se qualcosa va storto è spiegato in Come lavoriamo. Per essere del tutto al sicuro, scarichi prima un backup della sua casella come file.

Passaggio 4: aggiornare l’indirizzo ovunque

Questo passaggio richiede più tempo. Negozi online, banca, assicurazioni, enti pubblici, associazioni, newsletter e naturalmente familiari e amici: tutti hanno il suo vecchio indirizzo.

• Prima le cose più importanti: banca, assicurazioni, assicurazione sanitaria, ufficio delle imposte, datore di lavoro, contratti di telefono e internet. È lì che arrivano fatture e scadenze.
• Poi ogni account a cui accede con l’indirizzo: per esempio Amazon, PayPal, il suo ID Apple e i social network. In caso di emergenza è con quell’indirizzo che reimposta la password.
• Infine i suoi contatti: basta una breve email a tutte le persone nella sua rubrica.

Dopo il trasferimento Mailovo le fornisce una checklist degli indirizzi: guardiamo chi le ha scritto negli ultimi mesi ed elenchiamo questi mittenti, così lei può spuntarli uno alla volta. Per un elenco generale veda Nuovo indirizzo email: dove cambiarlo.

Non chiuda ancora la vecchia casella

Mantenga la vecchia casella per qualche altra settimana, così non perde le email di mittenti che ha dimenticato.

• Inoltro: molte caselle possono inoltrare automaticamente le nuove email al suo nuovo indirizzo.
• Risposta automatica: un messaggio automatico nella vecchia casella («Il mio nuovo indirizzo è …») informa ogni mittente.
• Inoltro di Mailovo: dopo il trasferimento, per 30 giorni recuperiamo le nuove email dalla vecchia casella e le mettiamo in quella nuova.

In questo periodo controlli ogni tanto chi scrive ancora al vecchio indirizzo e lo aggiorni lì. Chiuda la vecchia casella solo quando non arriva più nulla di importante. Come farlo in modo sicuro è spiegato in Chiudere la vecchia casella.