Mailbox verhuizen: al uw e-mails en mappen overzetten

Een nieuw e-mailadres is zo aangemaakt. Maar wat gebeurt er met uw oude e-mails? Rekeningen, contracten, familiefoto’s en gesprekken van vele jaren staan nog in de oude mailbox. Bij het verhuizen van uw mailbox kopieert u dat allemaal naar uw nieuwe mailbox: elke e-mail, elke map, ook Verzonden en Concepten. Daarna heeft u alles op één plek en kunt u in alle rust afscheid nemen van het oude adres.

Hier laten we drie manieren zien om uw e-mails over te zetten, met hun voor- en nadelen. Eén ervan kost niets behalve tijd.

In het kort: Een mailbox verhuist u via IMAP, de techniek waarmee e-mailprogramma’s bij een mailbox komen. Dat kan met een e-mailprogramma zoals Thunderbird (gratis, maar handwerk), met de importfunctie van uw nieuwe provider (makkelijk, maar vaak onvolledig) of met een verhuisservice die alle mappen rechtstreeks kopieert. De oude mailbox blijft daarbij ongewijzigd. Verwijder daar niets tot alles is aangekomen.

Wat er wel en niet meeverhuist

Met “mailbox verhuizen” bedoelen de meeste mensen: de e-mails van de ene provider naar de andere brengen. Een paar dingen horen alleen niet bij de mailbox. Die regelt u apart.

Wat	Gaat het mee?
E-mails in de inbox	Ja
Verzonden, Concepten, Archief	Ja, als de gekozen manier alle mappen kopieert
Eigen mappen en submappen	Ja, met naam en indeling
Gelezen, gemarkeerd, beantwoord	Meestal wel
Contacten en agenda	Apart, via exporteren en importeren
Filters, handtekening, afwezigheidsbericht	Nee, die stelt u in de nieuwe mailbox opnieuw in
Het e-mailadres zelf	Nee, meer daarover in Uw e-mailadres meenemen

Voor de verhuizing: dit heeft u nodig

Vijf minuten voorbereiding besparen u later veel gedoe.

• Inloggegevens van beide mailboxen: adres en wachtwoord van de oude en de nieuwe mailbox.
• IMAP bij de oude provider: De meeste providers staan de toegang vanzelf toe. Bij GMX en WEB.DE zet u hem één keer aan, bij Gmail, iCloud en Yahoo heeft u een app-wachtwoord nodig. De servergegevens van bijna alle providers vindt u bij E-mailinstellingen.
• Genoeg ruimte in de nieuwe mailbox: Kijk in de instellingen van de oude mailbox hoeveel opslag die gebruikt. De nieuwe mailbox heeft minstens zoveel vrije ruimte nodig.
• Eerst opruimen: Spam en de prullenbak hoeven niet mee. Oude nieuwsbrieven en e-mails met enorme bijlagen vindt u snel met onze hulpmiddelen voor grote e-mails en nieuwsbrieven.
• Een back-up: Wilt u helemaal zeker zijn, download de oude mailbox dan eerst als back-up.

Manier 1: Zelf verhuizen met Thunderbird

Thunderbird is een gratis e-mailprogramma voor Windows, Mac en Linux. U voegt er beide mailboxen aan toe en kopieert de e-mails van de ene naar de andere. Dat werkt met bijna elke provider en kost niets.

1. Thunderbird installeren: Download het programma van thunderbird.net en start het.
2. De oude mailbox toevoegen: Vul uw naam, adres en wachtwoord in. Let erop dat IMAP is gekozen, niet POP3. Alleen met IMAP ziet u alle mappen.
3. De nieuwe mailbox toevoegen: Via Accountinstellingen → Accountacties → E-mailaccount toevoegen komt de tweede mailbox erbij, ook met IMAP.
4. Mappen laten laden: Klik in de oude mailbox elke map één keer aan. Thunderbird haalt de e-mails dan binnen. Bij grote mailboxen duurt dat even.
5. Mappen aanmaken: Maak uw eigen mappen in de nieuwe mailbox aan met dezelfde naam (klik met de rechtermuisknop op de mailbox en kies Nieuwe map).
6. E-mails kopiëren: Open een map in de oude mailbox, selecteer alle e-mails met Ctrl+A (op de Mac Cmd+A), klik er met de rechtermuisknop op en kies Kopiëren naar. Kies dan de nieuwe mailbox en de juiste map. Verzonden e-mails kopieert u naar de map Verzonden van de nieuwe mailbox.
7. Natellen: Controleer aan het eind of in elke map evenveel e-mails staan.

Belangrijk: Kies Kopiëren naar, niet “Verplaatsen naar”, en sleep geen hele mappen met de muis naar de nieuwe mailbox. Anders verwijdert Thunderbird de e-mails in de oude mailbox zodra ze gekopieerd zijn. Loopt het kopiëren dan halverwege vast, dan bent u ze op beide plekken kwijt.

Goed om te weten: Bij een paar duizend e-mails loopt het kopiëren vaak vast, bijvoorbeeld als de laptop in de slaapstand gaat. Kopieert u dezelfde map dan nog een keer, dan krijgt u dubbele e-mails. Werk daarom map voor map, en verdeel grote mappen in stukken, bijvoorbeeld per jaar. Gmail neemt bovendien maar ongeveer 500 MB per dag aan via IMAP. Grotere mailboxen hebben dan meerdere dagen nodig.

Manier 2: Met de importfunctie van de nieuwe provider

Sommige providers halen de e-mails zelf op uit de oude mailbox. Dat is makkelijk, maar zelden volledig.

• Gmail biedt onder Instellingen → Accounts en import → E-mail en contacten importeren een eenmalige import. De oude e-mails komen daar onder een eigen label te staan. Het blijvend ophalen van e-mail uit andere mailboxen en Gmailify schaft Google wel af, meer daarover in Gmail stopt met ophalen.
• Webhosters zoals Strato bieden klanten met een eigen domeinnaam soms een eigen verhuisdienst aan.
• Andere providers halen vaak alleen de inbox op, of er is helemaal geen import. Zoek in de instellingen naar “Importeren”, “Ophalen” of “Verhuizen”.

Controleer na zo’n import of ook Verzonden en uw eigen mappen zijn aangekomen. Juist die ontbreken het vaakst.

Manier 3: Met een verhuisservice zoals Mailovo

Een verhuisservice maakt rechtstreeks verbinding met beide mailboxen en kopieert alles van server naar server. Uw computer hoeft daarvoor niet aan te staan.

Zo werkt het bij Mailovo: u vult uw oude en uw nieuwe adres in, en wij controleren de verbinding en of er genoeg ruimte is. Daarna kopiëren we alle mappen. Verzonden, Concepten en Prullenbak komen in de juiste map terecht, ook als die bij de nieuwe provider anders heten. Valt de verbinding weg, dan gaan we verder waar we gebleven waren, zonder dubbele e-mails. Na de verhuizing halen we 30 dagen lang nieuwe e-mails op uit de oude mailbox en maken we voor u een adreschecklist met alle afzenders aan wie u uw nieuwe adres het beste kunt doorgeven.

De verhuizing van de afgelopen 30 dagen (tot 200 MB) kunt u gratis en zonder registratie testen. Wat de hele verhuizing kost, leest u bij Prijzen.

Voor de verhuizing geeft u de dienst toegang tot uw oude mailbox. Het BSI raadt daarom aan om het wachtwoord van de oude mailbox daarna te wijzigen. Hoe wij met uw inloggegevens omgaan, leest u op de pagina Zo werken wij.

Uitleg voor veelvoorkomende overstappen: GMX naar Gmail, WEB.DE naar GMX, T-Online naar Gmail, Gmail naar GMX en alle andere providers.

De drie manieren vergeleken

	Thunderbird	Import van de provider	Verhuisservice
Kosten	Gratis	Gratis	Eenmalig, test gratis
Alle mappen	Ja, met de hand	Vaak alleen de inbox	Ja, automatisch
Verzonden op de juiste plek	Met de hand	Zelden	Ja
Moeite	Eén tot enkele uren	Een paar minuten	Een paar minuten
Grote mailboxen	Loopt vaak vast	Verschilt	Gaat verder na een onderbreking
Nieuwe e-mails daarna	Nee	Bij Gmail 30 dagen	30 dagen doorsturen

Heeft u een kleine mailbox, wat geduld en een computer, dan is Thunderbird een goede keuze. Bij grote mailboxen, veel mappen of als u het voor uw ouders of grootouders regelt, bespaart een dienst u veel tijd.

Hoe lang duurt het verhuizen van een mailbox?

Dat hangt vooral af van de grootte. Een mailbox van 1 tot 2 GB is meestal binnen een paar uur verhuisd. De nieuwe provider kan het wel afremmen: Gmail neemt per dag maar ongeveer 500 MB aan via IMAP, dus een mailbox van 3 GB doet er ongeveer een week over. Uit Gmail als oude mailbox kan ongeveer 2,5 GB per dag worden opgehaald. Een goede dienst gaat dan elke dag automatisch verder en kopieert de nieuwste e-mails eerst.

Na de verhuizing: zo gaat u verder

1. Steekproef nemen: Open in de nieuwe mailbox een paar oudere e-mails en uw belangrijkste mappen.
2. Uw nieuwe adres overal invoeren: eerst bank, verzekeringen, webwinkels en instanties. Een lijst vindt u bij E-mailadres wijzigen.
3. Uw contacten inlichten: Kant-en-klare teksten staan in Uw nieuwe e-mailadres doorgeven.
4. Het oude adres laten doorsturen: Met doorsturen komen nieuwe e-mails nog een paar weken in de nieuwe mailbox terecht.
5. De oude mailbox later opzeggen: Pas als er niets belangrijks meer binnenkomt. Hoe u dat doet zonder iets kwijt te raken, leest u bij Oude mailbox opzeggen.

Veelgestelde vragen over het verhuizen van een mailbox

Raak ik bij de verhuizing e-mails kwijt?

Niet als u kopieert in plaats van verplaatst. Dan blijft de oude mailbox ongewijzigd, en kunt u altijd terugkijken of de verhuizing opnieuw doen. Verwijder daar pas iets als alles in de nieuwe mailbox is aangekomen.

Kan ik ook alleen bepaalde mappen verhuizen?

Ja. In Thunderbird kopieert u gewoon alleen de mappen die u nodig heeft. Bij Mailovo vinkt u vóór de start uit wat niet mee hoeft, zoals de prullenbak of oude mappen met nieuwsbrieven.

Wat is het verschil tussen IMAP en POP3?

Met IMAP blijven de e-mails op de server staan en ziet u alle mappen. Met POP3 downloadt een programma meestal alleen de inbox, vaak zonder mappen. Voor een verhuizing heeft u IMAP nodig.

Kan ik mijn mailbox ook op mijn telefoon verhuizen?

Met een e-mailprogramma op uw telefoon is dat een heel gedoe. Met Mailovo lukt het in de browser op uw telefoon of met onze app voor Android: adressen invullen, laten controleren, klaar.

Gaan mijn contacten en afspraken dan ook mee?

Contacten en agenda horen niet bij de mailbox. Bij veel providers exporteert u ze als bestand en importeert u ze bij de nieuwe provider. Ondersteunen beide providers synchronisatie, zoals GMX en WEB.DE, dan kan Mailovo ze na de verhuizing op uw verzoek meteen meenemen (bèta).