Overstappen naar een andere e-mailprovider zonder iets kwijt te raken

Een nieuwe e-mailprovider vinden is makkelijk. De verhuizing zelf kan als een berg voelen: duizenden e-mails, uw eigen mappen en een heleboel accounts die aan het oude adres vastzitten. Het Duitse federale bureau voor informatiebeveiliging (BSI) raadt vier stappen aan (pagina in het Duits). We lopen ze op volgorde door en vullen ze aan met wat bij veel verhuizingen goed heeft gewerkt.

In het kort: Stel de nieuwe mailbox veilig in, kopieer uw oude e-mails, pas uw adres overal aan en zeg de oude mailbox pas na een paar weken op. Verwijder tot die tijd niets.

Stap 1: Kies de juiste provider

Neem er de tijd voor. U stapt niet elk jaar over.

Gebruiksgemak: Voelt u zich prettig bij de website en de app van de provider? Bij veel providers kunt u het eerst gratis uitproberen.
Opslagruimte: Kijk hoe vol uw oude mailbox is. De nieuwe moet ruim meer plaats hebben, zodat u niet snel weer hoeft op te ruimen.
Privacy en vestigingsplaats: Providers met servers in Duitsland of de EU werken volgens de AVG. Kijk of uw e-mails worden gescand voor advertenties.
Kosten: Gratis mailboxen worden meestal betaald met advertenties. Betaalde kosten vaak maar een paar euro per maand en bieden meer opslag en ondersteuning.
Veiligheid: Zorg dat u het inloggen kunt beveiligen met een tweede stap, zoals een app of een passkey.

Belangrijk voor de verhuizing: beide mailboxen moeten IMAP ondersteunen. Met deze techniek worden e-mails, inclusief mappen, van de ene mailbox naar de andere gekopieerd. Bijna elke provider ondersteunt het.

Stap 2: Stel het nieuwe account veilig in

Kies een sterk wachtwoord dat u nergens anders gebruikt. Een wachtwoordbeheerder helpt u het te onthouden.
Zet inloggen in twee stappen aan of gebruik een passkey. Dan is een gestolen wachtwoord alleen niet meer genoeg.
Voeg een telefoonnummer of tweede e-mailadres toe, voor het geval u zichzelf ooit buitensluit.
Denk aan aliasadressen, bijvoorbeeld een apart adres alleen voor webwinkels. Zo blijft reclame weg van uw hoofdadres.

Stap 3: Verhuis uw oude e-mails

Er zijn drie manieren:

Met de hand: U stelt beide mailboxen in een e-mailprogramma zoals Thunderbird in en sleept de mappen naar de nieuwe mailbox. Dat kost tijd en loopt bij grote mailboxen vaak vast.
Met de importfunctie van de nieuwe provider: Sommige providers halen de e-mails zelf op uit de oude mailbox. Vaak werkt dat alleen voor de inbox, niet voor Verzonden en uw eigen mappen.
Met een verhuisservice: Een dienst zoals Mailovo kopieert elke map rechtstreeks van de oude naar de nieuwe mailbox, ook Verzonden, Concepten en submappen. U hoeft niet bij uw computer te blijven.

Bij de derde manier geeft u de dienst toegang tot uw oude mailbox. Daarom raadt het BSI aan om daarna het wachtwoord van de oude mailbox te wijzigen. Mailovo verwijdert uw inloggegevens na de verhuizing automatisch, maar een nieuw wachtwoord is hoe dan ook een goede gewoonte.

Tip: Gebruikt u het doorsturen van Mailovo, wijzig het oude wachtwoord dan pas als dat is afgelopen. Anders kunnen we geen nieuwe e-mails meer ophalen.

Hoe Mailovo precies werkt, wat er wordt opgeslagen en wat er gebeurt als er iets misgaat, leest u op Zo werken wij. Wilt u helemaal zeker zijn, download dan eerst een back-up van uw mailbox als bestand.

Stap 4: Pas uw adres overal aan

Deze stap duurt het langst. Webwinkels, uw bank, verzekeraars, instanties, verenigingen, nieuwsbrieven en natuurlijk familie en vrienden hebben allemaal uw oude adres.

Het belangrijkste eerst: bank, verzekeringen, zorgverzekering, belastingdienst, werkgever, telefoon- en internetabonnement. Daar komen rekeningen en termijnen binnen.
Daarna elk account waarop u met het adres inlogt: bijvoorbeeld Amazon, PayPal, uw Apple ID en sociale netwerken. Via dat adres stelt u in noodgevallen uw wachtwoord opnieuw in.
Tot slot uw contacten: een kort e-mailtje aan iedereen in uw adresboek is genoeg.

Na de verhuizing geeft Mailovo u een adreschecklist: we kijken wie u de afgelopen maanden heeft gemaild en zetten die afzenders voor u op een lijst om af te vinken. Een algemene lijst vindt u in Nieuw e-mailadres: waar u het moet wijzigen.

Zeg de oude mailbox nog niet op

Houd de oude mailbox nog een paar weken aan, zodat u geen e-mails mist van afzenders aan wie u niet had gedacht.

Doorsturen: Veel mailboxen kunnen nieuwe e-mails automatisch doorsturen naar uw nieuwe adres.
Automatisch antwoord: Een afwezigheidsbericht in de oude mailbox (“Mijn nieuwe adres is …”) laat het elke afzender weten.
Doorsturen via Mailovo: Na de verhuizing halen we 30 dagen lang nieuwe e-mails op uit de oude mailbox en zetten we ze in de nieuwe.

Kijk in die tijd af en toe wie er nog naar het oude adres schrijft, en pas het daar aan. Zeg de oude mailbox pas op als er niets belangrijks meer binnenkomt. Hoe u dat veilig doet, leest u in Uw oude mailbox opzeggen.